Organización de la presentación

A lo largo de mi vida profesional he asistido  y he preparado muchas presentaciones. No me considero un ponente brillante porque creo que todavía me queda mucho por aprender de lo que veo en otras personas, pero aquí van unos consejos si algún día tenéis que presentar algo:

1. Las ideas que pongas en las diapositivas deben ser breves y concisas. No conviene que una diapositiva tenga más de 4 ó 5 líneas porque sino, la gente leerá la diapositiva en vez de hacerte caso a ti.
2. Lo que expongas de viva voz debe ser claro. No des vueltas: ve al grano. Si alguien pregunta, ya tendrás oportunidad de explayarte, pero sino, corres el riesgo de perder el hilo de lo que de verdad quieres contar.
3. Ponte como tiempo límite el 80% de lo que tienes asignado. Es decir, si tienes 60 minutos para exponer, ensaya la presentación para hacerla en 48, porque a nada que te interrumpan con alguna pregunta, te irás de tiempo. Y la gente está encantada cuando la charla va sobre horario.
4. Si tienes que exponer ante mucha gente, ni se te ocurra hablar sentado desde una mesa mientras se proyectan las diapositivas en una pantalla. Eso hace que la atención de los espectadores tenga dos focos. Ponte de pie al lado de la pantalla y señala cosas en la diapositiva para hacer hincapié en ellas. Por supuesto, si tienes que hacer la presentación en una sala de 3x3 a dos personas, mejor sentado, con las diapositivas en papel o en la pantalla del portátil
5. No te balancees. Es esa costumbre que tiene mucha gente de ir apoyando el peso del cuerpo sobre cada pierna alternativamente. Si te cansas de estar de pie, paséate de lado a lado de la pantalla mientras cuentas algo detalladamente.
6. No tengas nada en la mano. Nada de bolígrafos. Señala con tu dedo índice o tu mano abierta o corres el riesgo de ponerte a juguetear con el lapicero u otro elemento, o peor, de que se te caiga.
7. Hay gente que se le da bien explicar las cosas gesticulando. A mí no, así que no intento forzar los gestos, porque entonces pareces un muñeco. Sé natural.
8. Lo mismo es aplicable a los chistes. Hay gente que se le da bien hacer chistes mientras explica algo y hay gente que no. Si no se te da bien, no lo intentes, puede ser un desastre. No hay nada tan triste como una persona intentando hacer reír y que no lo consiga.
9. ¿Preguntas al final o cuando surgen? Si las dejas para el final, es posible que a la gente se le olviden o que no las hagan porque quieran irse a su casa. Por otro lado, si te las hacen en cada diapositiva, corres el riesgo de alargarte o de perder el hilo de lo que contabas. Yo prefiero que me las hagan cuando surgen, pero tú mismo.
10. Deja la diapositiva más impactante para el final. Si no, la gente puede quedarse pensando en ese maravilloso diagrama que has hecho para la diapositiva 20 y dejar de prestar atención de la 21 a la 40.
11. Los dibujos y diagramas, sin explicaciones. Si acaso, una pequeña leyenda abajo en un rincón. Si no, la gente se dedicará a leer en vez de a escucharte.
12. Una presentación limpia (sin recarga de fotos y efectos especiales) entra mejor por los ojos. Pero limpia no quiere decir sin alma. Hay gente muy buena haciendo diseño gráfico (Mariví, Dani, va por vosotros), así que confiad en su criterio.
13. La mejor hora para una presentación no es a primera ni a última. Después de la hora del café de por la mañana suele ser lo mejor.
14. Si alguien os discute algo de lo que decís, rebatidlo con argumentos (si los tenéis). Si no, no pasa nada por darle la razón y decirle que lo investigaréis y que lo anotaréis para una próxima presentación. Incluso pedid la dirección de correo electrónico para debatir.
15. Si alguien se levanta y se va, no pasa nada: ignórale, a no ser que fuera el único asistente, claro. Lo mismo es aplicable a los teléfonos móviles. La gente ya lo pasa mal por tener que atender una llamada o ir al baño, así que no hace falta cebarse con ellos. Hay gente que sabe hacer un chiste de esto, pero yo no valgo para eso.
16. Bebe agua antes y después, no durante. Y sólo unos sorbos, no sea que te entren ganas de ir al mingitorio.
17. Si una demo sale mal, no pasa nada, no te pongas nervioso. Pide disculpas y asegura que ayer funcionaba. Lo mejor es llevar un vídeo o animación preparada de lo que se tenía que estar viendo en pantalla. Evidentemente, lo mejor es probar la demo el día antes en la misma sala (con el mismo ordenador, mismos datos de entrada, etc) donde tienes que hacer la ponencia. Es decir, prueba la demo "en campo". En laboratorio siempre funciona y nunca puedes saber si la demo va a fallar por falta de cobertura del móvil, porque tu portátil no se lleva bien con el proyector o porque el microondas de la cocina del edificio hace interferencias con el WiFi
18. La mirada. Mira por encima de las cabezas de los asistentes, a algún punto en el infinito, pero no todo el rato. De vez en cuando, mira alguna cara en particular. Y sobre todo, mira a los ojos cuando te hagan una pregunta y mientras la contestas.
19. Modula la voz. Haz pausas, eleva el tono cuando quieres señalar algo importante, etc. Jamás leas lo que tienes que decir: aunque hay gente que sabe interpretar como un actor lo que lee, pierdes la visión del público y sus reacciones. Y si tienes que exponer en otro idioma y no lo dominas, es mejor que prepares a alguien que sí que lo haga para exponer, pero jamás leas lo que tienes que decir. Y habla alto y claro: incluso pregunta si se te oye bien en las últimas filas. Intenta no decir tacos, aunque hay gente que los usa deliberadamente para atraer la atención del oyente y lo hacen francamente bien.
20. La ropa no debe ser demasiado chillona (especialmente aplicable a corbatas), porque puede atraer la atención más que las diapositivas. Ve elegante (lo cual no quiere decir "de traje" necesariamente) pero discreto.

Organización de la presentación - Diapositivas